2020.04.15

Story Telling เรื่องเล่าจากประสบการณ์ “บริหาร บริบท บุคลากร” เชิงประสิทธิภาพ

JMAC (THAILAND) CO., LTD. Mr. Attapon Sonsiri

ด้วยความเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็วของโลกเทคโนโลยี เศรษฐกิจ สังคม ส่งผลให้หลายองค์กรจำเป็นต้องปรับตัวตามยุคสมัย เพื่อให้เกิดสภาวะสอดคล้องกับความต้องการของผู้บริโภค ดังนั้น การสร้าง Productivity Improvement จึงกลายเป็นหนึ่งในกลยุทธ์สำคัญที่จะช่วยสร้างเสริมองค์กรให้ก้าวขึ้นสู่ความสำเร็จในอนาคต

Talk about
คุณอรรถพล สนสิริ
JMA Consultants (Thailand) Co., Ltd.  Certified Management Consultant, Chief Consultant

บริหาร บริบท บุคลากร

เบื้องต้นอยากให้ทำความเข้าใจกันก่อนว่า Productivity Improvement เป็นหนึ่งในส่วนประกอบสำคัญของโครงสร้าง 4M ซึ่งประกอบด้วย Method – Machine – Man – Material จากประสบการณ์ของผมที่ได้มีโอกาสเข้าไปสัมผัสวงการอุตสาหกรรม พบว่าปัญหาส่วนใหญ่ที่เกิดในสายงานผลิต จะมาจากเรื่องของบุคลากรและเครื่องจักรเป็นหลัก ส่วนวัตถุดิบ-ขั้นตอน ล้วนเป็นสิ่งที่ทางโรงงานได้กำหนดมาตรฐานเดิมไว้ก่อนแล้ว

ดังนั้น การแก้ไขปัญหา จึงต้องมานั่งวิเคราะห์ไปทีละจุด อาจจะเริ่มจาก “บุคลากร” พนักงานส่วนใหญ่จะเข้าใจถึงลักษณะวิธีจัดการงานของตน มากกว่าเข้าใจหน้าที่-ความต้องการของผู้อื่น ส่งผลให้การประสานงานติดต่อมักเกิดข้อผิดพลาดบกพร่อง เช่น หัวหน้าคนญี่ปุ่นสั่งงานคนไทย แต่คนไทยกลับทำอีกแบบหนึ่ง หรือสั่งงานแล้วคิดว่าจะต้องทำได้ตามแบบที่ตนต้องการ 100 เปอร์เซ็นต์ ซึ่งจุดนี้แหละที่เป็นสาเหตุของปัญหา หรือต้นตอความขัดแย้ง

กลับกันหากผู้บริหารมีความพยายามสร้างแนวคิดเชิงโลจิคัล (เชิงตรรกะ) ให้กับพนักงานทุกคน เพื่อให้ทุกคนสามารถมองเห็นภาพ “ร่วม” ก็จะช่วยให้การทำงานเป็นไปอย่างราบรื่นและมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น เช่น หากคุณขี้เกียจ – ยอดผลิตไม่ได้ตามเป้า – เร่งทำชั่วโมงสุดท้าย – เครื่องจักรทำงานหนัก – เครื่องจักรขัดข้อง – ส่งของไม่ทันเวลา – บริษัทขาดทุน – ปลดพนักงาน เป็นต้น

นอกจากแก้ไขต้นตอของปัญหาแล้ว การวางเป้าหมายสู่อนาคตก็สำคัญไม่แพ้กัน แม้ว่า เศรษฐกิจปัจจุบัน กำลังอยู่ในช่วงภาวะถดถอย งานผลิตมีน้อย พนักงานเริ่มว่างงาน แต่หากองค์กรลองมองให้เป็นโอกาสที่จะได้พัฒนาบุคลากรแล้ว เชื่อว่าการใช้ระบบ OKR จะเป็นวิธีกระตุ้นศักยภาพพนักงานให้เกิดการเรียนรู้และพัฒนาทักษะได้อย่างมีประสิทธิภาพ แล้วเมื่อเศรษฐกิจฟื้นฟู องค์กรของเราก็จะสามารถก้าวไปได้ไกลกว่าองค์กรอื่นอย่างแน่นอน

Visualization – 2020

Visualization หรือการสร้างจินตภาพ คือเทคนิคสำคัญต่อการสื่อสาร (ขั้นพื้นฐาน) หากเรารับสารข้อมูลได้มาก ก็จะยิ่งช่วยให้เราสามารถตอบสนองปัญหาได้อย่างมีประสิทธิภาพ

ขอยกตัวอย่างอุตสาหกรรมโรงงานในประเทศไทยแห่งหนึ่ง พนักงานหลายคนจะชอบคิดว่าสิ่งที่ตนกำลังปฎิบัติ ดี ถูกต้อง และเพียงพอกับคุณภาพแล้ว ผมก็เลยลองเข้าไปสอบถามว่าการผลิตปัจจุบันเป็นไปตามเป้าหรือไม่ แผนการกำหนดไว้มีกี่จำนวน แต่พนักงานเหล่านั้นกลับตอบไม่ได้ ส่วนใหญ่จะตอบเพียงว่าให้ไปดูในใบรายการ หรือในไฟล์เอ็กเซลล์แทน

 

จากคำตอบที่ได้รับมา แสดงให้เห็นว่าพนักงานขาดความเข้าใจ Visualization อย่างแท้จริง เพราะการทำ Visualization ที่ดี ผู้อยู่หน้างานจะต้องตอบได้ทันทีว่ากำลังขาดเหลือเท่าไหร่ ในเชิงข้อมูล-สถิติตัวเลข ดังนั้น การใช้ Productivity Improvement จึงเป็นกลยุทธ์ที่สามารถตอบโจทย์ส่วนนี้โดยตรง เช่น นำจอสกรีนมอนิเตอร์ขนาดใหญ่มาตั้งและแสดงตัวเลขสถานะปัจจุบัน หรือแจ้งผ่านเสียงประกาศให้พนักงานรับทราบอย่างทั่วถึง

ประโยชน์ของ Visualization ไม่ได้มีแค่การรายงานสถานการณ์เท่านั้น หากแต่เป็นการสร้างภาพร่วมกับคู่สนทนา เพื่อสร้างความรู้สึกสบายใจ คล้ายดั่งศาสตร์และศิลป์ ยกตัวอย่าง มีบริษัทแห่งหนึ่งที่ผมเคยไปเป็นที่ปรึกษา ระหว่างหน้างานมีน้องทำงานผิดพลาดแต่ไม่กล้าแจ้งหัวหน้าเพราะกลัวโดนตำหนิ พอภายหลังหัวหน้าได้รับทราบก็เลยมานั่งคิดว่าจะทำอย่างไรให้น้องกล้าพูดความจริง ก็เลยเป็นที่มาของโครงการ “พบสิ่งผิดปกติสะกิดหัวหน้า” แล้วเมื่อเกิดเหตุการณ์ผิดพลาดขึ้นอีกครั้ง หัวหน้าคนนี้ได้ลงไปพูดคุยโดยตรง พร้อมกับชมเชยและให้กำลังใจ จนน้องคนนี้กล้าที่จะเปิดใจคุยมากขึ้น กล้าพูดถึงปัญหาและข้อมูลที่เป็นความจริง

A Once

การทำงานออฟฟิศ ก็เป็นอีกหนึ่งกรณีตัวอย่างที่สามารถนำหลักการ Productivity Improvement ไปใช้ได้ผล แต่อาจจะแตกต่างกับสายอุตสาหกรรมตรงที่ระบบโปรเซส-ขั้นตอนไม่ได้เด่นชัดนัก

ปกติแล้ว เมื่อได้รับมอบหมายงาน เราจะสามารถจัดการทุกสิ่งทุกอย่างเองบนโต๊ะของเรา แต่ถ้าลองมองให้เป็นการทำงานแบบโพรดักชั่นก์จะพบว่าในการทำงานคนเดียว มันมีขั้นตอน 1-2-3-4 อยู่ หรือบางที ก็จะมีขั้นตอนแฝงที่เรามองไม่เห็น เช่น การขอความช่วยเหลือจากแผนกอื่น ดังนั้นแล้ว ผมอยากให้เราลองฝึกมองงานตนเอง ให้เป็นแบบโพรดักชั่น ว่างานของเราเริ่มต้นจากอะไร ส่งต่อให้แผนกไหน และที่ใดเป็นปลายทางแท้จริง แล้วเมื่อเรารู้ทั้งหมด เราก็สามารถนำหลักการไคเซ็น หรือพีดีซีเอ มาพัฒนางานให้มีประสิทธิภาพต่อไป

ทฤษฎีถังขยะ สู่การปรับพฤติกรรมพนักงาน

สำหรับคนทำงานในออฟฟิศ เรามักจะคุ้นชินกับการมีถังขยะอยู่ใกล้ ๆ แต่เชื่อไหมว่าเจ้าถังขยะนี้แหละที่ช่วยเพิ่มรายจ่ายแฝง (ไม่จำเป็น) ให้กับองค์กรหลายพันบาทเลยทีเดียว

อีกหนึ่งเรื่องเล่าจากบริษัทที่ผมได้ไปเป็นที่ปรึกษาให้ บริษัทนี้มีปัญหาตรงที่ว่าทำไมเวลามีคนย้ายงาน หรือเข้ามาทำงานใหม่ทุกครั้งจะต้องซื้อถังขยะเพิ่ม แล้วอันเก่ามันหายไปไหน สรุปยอดรายปีทีไร จะต้องมีค่าใช้จ่ายในส่วนนี้เพิ่มตลอด ทางบริษัทจึงได้จัดตั้งทีม 5ส ขึ้นมา เพื่อดูแลความเป็นระเบียบเรียบร้อย ทั้งออกนโยบายใหม่ให้บริษัทมีถังขยะได้เพียงใบเดียวเท่านั้น

“พอมาสังเกตุจริง ๆ แล้ว พนักงานของเราไม่มีใครทำหน้าที่ผลิตขยะ ดังนั้นถังขยะจึงไม่มีความจำเป็นมากนัก”

ข้อสังเกตุจากผู้บริหาร

เมื่อพนักงานหลายคนรับทราบข่าว ก็ได้ต่อต้านต่อนโยบายนี้ ทั้งให้เหตุผลว่า แล้วจะให้ตนไปทิ้งขยะที่ไหน จะให้เดินไปทิ้งก็ไกล ผมจึงได้ไปเจรจาไกล่เกลี่ยจนได้ข้อสรุปว่า พนักงานสองคนต่อถังขยะ 1 ใบ และจะค่อยลดจำนวนลงเรื่อย ๆ จนเหลือใบเดียว ช่วงแรกที่เริ่มทำ ก็มีเสียงบ่นอยู่ตลอด จนทำไปได้สักระยะกลับพบว่าการมีถังขยะใกล้ตัว ไม่ได้มีความจำเป็นขนาดนั้น ทั้งบริษัทก็ดูสะอาดขึ้น ซึ่งนี่ก็คือตัวอย่างการปรับเปลี่ยนพฤติกรรมทีละเล็กทีละน้อยจนประสบความสำเร็จ

บทเรียนเรื่องนี้สอนให้รู้ว่า การจะคุยกับผู้อื่นที่มีความขัดแย้ง หรือความไม่เข้าใจ “เรา” ควรจะพยายามสื่อสาร เพื่อรับทราบปัญหาของอีกฝ่ายก่อน พร้อมคุยด้วยความจริงที่ปรากฎ เช่น รูปภาพ หลักฐาน หรือข้อมูลยืนยัน ทั้งควรนำเสนอทางเลือกที่ประนีประนอมทั้งสองฝ่าย ซึ่งหลักการนี้ คล้ายกับการทำไคเซ็นแบบญี่ปุ่น ที่พฤติกรรมจะถูกปรับเปลี่ยนอย่างช้า ๆ เพื่อพัฒนาประสิทธิภาพจากเดิม

Work from home is real or dream

นั่งทำงานอยู่ที่บ้าน หรือที่เรียกกันเก๋ ๆ ว่า Work from home กำลังได้รับความสนใจในยุคปัจจุบัน แต่สิ่งแรกที่เราต้องทำความเข้าใจให้ชัด คือ “Work from home not is not vacation” การนั่งทำงานอยู่ที่บ้าน ไม่ได้หมายความว่าบริษัทอนุญาตให้หยุด เพียงแค่ปรับเปลี่ยนพฤติกรรมการทำงานใหม่ โดยบทบาทหน้าที่ยังคงเดิมแต่ร่างกายอยู่บ้านเท่านั้น ซึ่งก็เป็นวิธีลดการใช้ทรัพยากรรูปแบบหนึ่ง เช่น ลดงบประมาณการเช่าสถานที่ของนายจ้าง ลดค่าเดินทางไปทำงานเช้าเย็นของพนักงาน ลดการใช้น้ำมัน ลดมลพิษทางสภาวะอากาศ เป็นต้น

แต่ใช่ว่าจะส่งผลดีอย่างเดียว หากมองอีกมุม “ทัศนคติบุคคล” ย่อมเป็นอุปสรรคสำคัญ มีคนจำนวนไม่น้อยที่พอได้ทดลองทำแล้วประสิทธิภาพงานกลับลดลงด้วยสิ่งยั่วยุ เช่น เน็ตฟลิกซ์ ยูทูป เฟสบุค เกม ดังนั้น ก่อนการทำ Work from home ผู้บริหารจำเป็นต้องทำความเข้าใจกับพนักงานของตน พร้อมสนับสนุนอุปกรณ์และวิธีใช้งาน รวมถึงกำหนดขอบเขตเวลาให้แน่ชัดว่าจะเริ่มประชุมออนไลน์กี่โมง บางบริษัทอาจจะอิงกับเวลาเข้า-เลิกงานตามปกติ 09.00-18.00 น. ไม่ว่าคุณจะตื่นกี่โมงแต่ทุกคนจะต้องพร้อมกันเวลา 09.00 น. เพื่อเช็คชื่อ อีกทั้ง ผมมองว่าหากต่อไปพฤติกรรมการทำงานเปลี่ยนเป็น Work from home 100 เปอร์เซ็นต์ ระบบ HR จะต้องมีความเข้มแข็งขึ้นกว่าเดิม เพราะจะต้องเป็นปราการด่านแรก ที่คอยคัดกรองบุคลากรที่มีทัศนคติมุ่งมั่น ขยัน และรักความท้าทายในสายงานอาชีพของตน

Share this Contents

Recommend

ติดต่อ Meeit.biz

ติดต่อ Meeit.biz

หากท่านต้องการที่จะเข้าร่วมเป็นพาร์ทเนอร์ของ Meeit.biz หรือมีคำถามใดๆ

กรุณาติดต่อเราจากลิงก์ด้านล่าง

ติดตาม Meeit.biz

    © Copyright 2019 Meeit.biz

    เว็บไซต์ของเราใช้คุกกี้เพื่อให้ท่านได้รับประสบการณ์การใช้งานที่ดียิ่งขึ้น คลิกเพื่อดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการใช้คุ๊กกี้ของเราผ่านทาง นโยบายคุกกี้