กรุณาตอบแบบสอบถาม

กรุณาตอบแบบสอบถาม

ต้องการขายสิ่งของที่ไม่ได้ใช้ในบริษัทหรือโรงงานไหม?
มันคือสิ่งของแบบไหน?

กรุณาตอบแบบสอบถาม

ขอขอบคุณที่ให้ความร่วมมือ

บริการแลกเปลี่ยนข้อมูลการซื้อขาย

จะเปิดให้บริการเร็วๆนี้ !!

2020.04.15

Story Telling เรื่องเล่าจากประสบการณ์ “บริหาร บริบท บุคลากร” เชิงประสิทธิภาพ

JMAC (THAILAND) CO., LTD. Mr. Attapon Sonsiri

ด้วยความเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็วของโลกเทคโนโลยี เศรษฐกิจ สังคม ส่งผลให้หลายองค์กรจำเป็นต้องปรับตัวตามยุคสมัย เพื่อให้เกิดสภาวะสอดคล้องกับความต้องการของผู้บริโภค ดังนั้น การสร้าง Productivity Improvement จึงกลายเป็นหนึ่งในกลยุทธ์สำคัญที่จะช่วยสร้างเสริมองค์กรให้ก้าวขึ้นสู่ความสำเร็จในอนาคต

Talk about
คุณอรรถพล สนสิริ
JMA Consultants (Thailand) Co., Ltd.  Certified Management Consultant, Chief Consultant

บริหาร บริบท บุคลากร

เบื้องต้นอยากให้ทำความเข้าใจกันก่อนว่า Productivity Improvement เป็นหนึ่งในส่วนประกอบสำคัญของโครงสร้าง 4M ซึ่งประกอบด้วย Method – Machine – Man – Material จากประสบการณ์ของผมที่ได้มีโอกาสเข้าไปสัมผัสวงการอุตสาหกรรม พบว่าปัญหาส่วนใหญ่ที่เกิดในสายงานผลิต จะมาจากเรื่องของบุคลากรและเครื่องจักรเป็นหลัก ส่วนวัตถุดิบ-ขั้นตอน ล้วนเป็นสิ่งที่ทางโรงงานได้กำหนดมาตรฐานเดิมไว้ก่อนแล้ว

ดังนั้น การแก้ไขปัญหา จึงต้องมานั่งวิเคราะห์ไปทีละจุด อาจจะเริ่มจาก “บุคลากร” พนักงานส่วนใหญ่จะเข้าใจถึงลักษณะวิธีจัดการงานของตน มากกว่าเข้าใจหน้าที่-ความต้องการของผู้อื่น ส่งผลให้การประสานงานติดต่อมักเกิดข้อผิดพลาดบกพร่อง เช่น หัวหน้าคนญี่ปุ่นสั่งงานคนไทย แต่คนไทยกลับทำอีกแบบหนึ่ง หรือสั่งงานแล้วคิดว่าจะต้องทำได้ตามแบบที่ตนต้องการ 100 เปอร์เซ็นต์ ซึ่งจุดนี้แหละที่เป็นสาเหตุของปัญหา หรือต้นตอความขัดแย้ง

กลับกันหากผู้บริหารมีความพยายามสร้างแนวคิดเชิงโลจิคัล (เชิงตรรกะ) ให้กับพนักงานทุกคน เพื่อให้ทุกคนสามารถมองเห็นภาพ “ร่วม” ก็จะช่วยให้การทำงานเป็นไปอย่างราบรื่นและมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น เช่น หากคุณขี้เกียจ – ยอดผลิตไม่ได้ตามเป้า – เร่งทำชั่วโมงสุดท้าย – เครื่องจักรทำงานหนัก – เครื่องจักรขัดข้อง – ส่งของไม่ทันเวลา – บริษัทขาดทุน – ปลดพนักงาน เป็นต้น

นอกจากแก้ไขต้นตอของปัญหาแล้ว การวางเป้าหมายสู่อนาคตก็สำคัญไม่แพ้กัน แม้ว่า เศรษฐกิจปัจจุบัน กำลังอยู่ในช่วงภาวะถดถอย งานผลิตมีน้อย พนักงานเริ่มว่างงาน แต่หากองค์กรลองมองให้เป็นโอกาสที่จะได้พัฒนาบุคลากรแล้ว เชื่อว่าการใช้ระบบ OKR จะเป็นวิธีกระตุ้นศักยภาพพนักงานให้เกิดการเรียนรู้และพัฒนาทักษะได้อย่างมีประสิทธิภาพ แล้วเมื่อเศรษฐกิจฟื้นฟู องค์กรของเราก็จะสามารถก้าวไปได้ไกลกว่าองค์กรอื่นอย่างแน่นอน

Visualization – 2020

Visualization หรือการสร้างจินตภาพ คือเทคนิคสำคัญต่อการสื่อสาร (ขั้นพื้นฐาน) หากเรารับสารข้อมูลได้มาก ก็จะยิ่งช่วยให้เราสามารถตอบสนองปัญหาได้อย่างมีประสิทธิภาพ

ขอยกตัวอย่างอุตสาหกรรมโรงงานในประเทศไทยแห่งหนึ่ง พนักงานหลายคนจะชอบคิดว่าสิ่งที่ตนกำลังปฎิบัติ ดี ถูกต้อง และเพียงพอกับคุณภาพแล้ว ผมก็เลยลองเข้าไปสอบถามว่าการผลิตปัจจุบันเป็นไปตามเป้าหรือไม่ แผนการกำหนดไว้มีกี่จำนวน แต่พนักงานเหล่านั้นกลับตอบไม่ได้ ส่วนใหญ่จะตอบเพียงว่าให้ไปดูในใบรายการ หรือในไฟล์เอ็กเซลล์แทน

 

จากคำตอบที่ได้รับมา แสดงให้เห็นว่าพนักงานขาดความเข้าใจ Visualization อย่างแท้จริง เพราะการทำ Visualization ที่ดี ผู้อยู่หน้างานจะต้องตอบได้ทันทีว่ากำลังขาดเหลือเท่าไหร่ ในเชิงข้อมูล-สถิติตัวเลข ดังนั้น การใช้ Productivity Improvement จึงเป็นกลยุทธ์ที่สามารถตอบโจทย์ส่วนนี้โดยตรง เช่น นำจอสกรีนมอนิเตอร์ขนาดใหญ่มาตั้งและแสดงตัวเลขสถานะปัจจุบัน หรือแจ้งผ่านเสียงประกาศให้พนักงานรับทราบอย่างทั่วถึง

ประโยชน์ของ Visualization ไม่ได้มีแค่การรายงานสถานการณ์เท่านั้น หากแต่เป็นการสร้างภาพร่วมกับคู่สนทนา เพื่อสร้างความรู้สึกสบายใจ คล้ายดั่งศาสตร์และศิลป์ ยกตัวอย่าง มีบริษัทแห่งหนึ่งที่ผมเคยไปเป็นที่ปรึกษา ระหว่างหน้างานมีน้องทำงานผิดพลาดแต่ไม่กล้าแจ้งหัวหน้าเพราะกลัวโดนตำหนิ พอภายหลังหัวหน้าได้รับทราบก็เลยมานั่งคิดว่าจะทำอย่างไรให้น้องกล้าพูดความจริง ก็เลยเป็นที่มาของโครงการ “พบสิ่งผิดปกติสะกิดหัวหน้า” แล้วเมื่อเกิดเหตุการณ์ผิดพลาดขึ้นอีกครั้ง หัวหน้าคนนี้ได้ลงไปพูดคุยโดยตรง พร้อมกับชมเชยและให้กำลังใจ จนน้องคนนี้กล้าที่จะเปิดใจคุยมากขึ้น กล้าพูดถึงปัญหาและข้อมูลที่เป็นความจริง

A Once

การทำงานออฟฟิศ ก็เป็นอีกหนึ่งกรณีตัวอย่างที่สามารถนำหลักการ Productivity Improvement ไปใช้ได้ผล แต่อาจจะแตกต่างกับสายอุตสาหกรรมตรงที่ระบบโปรเซส-ขั้นตอนไม่ได้เด่นชัดนัก

ปกติแล้ว เมื่อได้รับมอบหมายงาน เราจะสามารถจัดการทุกสิ่งทุกอย่างเองบนโต๊ะของเรา แต่ถ้าลองมองให้เป็นการทำงานแบบโพรดักชั่นก์จะพบว่าในการทำงานคนเดียว มันมีขั้นตอน 1-2-3-4 อยู่ หรือบางที ก็จะมีขั้นตอนแฝงที่เรามองไม่เห็น เช่น การขอความช่วยเหลือจากแผนกอื่น ดังนั้นแล้ว ผมอยากให้เราลองฝึกมองงานตนเอง ให้เป็นแบบโพรดักชั่น ว่างานของเราเริ่มต้นจากอะไร ส่งต่อให้แผนกไหน และที่ใดเป็นปลายทางแท้จริง แล้วเมื่อเรารู้ทั้งหมด เราก็สามารถนำหลักการไคเซ็น หรือพีดีซีเอ มาพัฒนางานให้มีประสิทธิภาพต่อไป

ทฤษฎีถังขยะ สู่การปรับพฤติกรรมพนักงาน

สำหรับคนทำงานในออฟฟิศ เรามักจะคุ้นชินกับการมีถังขยะอยู่ใกล้ ๆ แต่เชื่อไหมว่าเจ้าถังขยะนี้แหละที่ช่วยเพิ่มรายจ่ายแฝง (ไม่จำเป็น) ให้กับองค์กรหลายพันบาทเลยทีเดียว

อีกหนึ่งเรื่องเล่าจากบริษัทที่ผมได้ไปเป็นที่ปรึกษาให้ บริษัทนี้มีปัญหาตรงที่ว่าทำไมเวลามีคนย้ายงาน หรือเข้ามาทำงานใหม่ทุกครั้งจะต้องซื้อถังขยะเพิ่ม แล้วอันเก่ามันหายไปไหน สรุปยอดรายปีทีไร จะต้องมีค่าใช้จ่ายในส่วนนี้เพิ่มตลอด ทางบริษัทจึงได้จัดตั้งทีม 5ส ขึ้นมา เพื่อดูแลความเป็นระเบียบเรียบร้อย ทั้งออกนโยบายใหม่ให้บริษัทมีถังขยะได้เพียงใบเดียวเท่านั้น

“พอมาสังเกตุจริง ๆ แล้ว พนักงานของเราไม่มีใครทำหน้าที่ผลิตขยะ ดังนั้นถังขยะจึงไม่มีความจำเป็นมากนัก”

ข้อสังเกตุจากผู้บริหาร

เมื่อพนักงานหลายคนรับทราบข่าว ก็ได้ต่อต้านต่อนโยบายนี้ ทั้งให้เหตุผลว่า แล้วจะให้ตนไปทิ้งขยะที่ไหน จะให้เดินไปทิ้งก็ไกล ผมจึงได้ไปเจรจาไกล่เกลี่ยจนได้ข้อสรุปว่า พนักงานสองคนต่อถังขยะ 1 ใบ และจะค่อยลดจำนวนลงเรื่อย ๆ จนเหลือใบเดียว ช่วงแรกที่เริ่มทำ ก็มีเสียงบ่นอยู่ตลอด จนทำไปได้สักระยะกลับพบว่าการมีถังขยะใกล้ตัว ไม่ได้มีความจำเป็นขนาดนั้น ทั้งบริษัทก็ดูสะอาดขึ้น ซึ่งนี่ก็คือตัวอย่างการปรับเปลี่ยนพฤติกรรมทีละเล็กทีละน้อยจนประสบความสำเร็จ

บทเรียนเรื่องนี้สอนให้รู้ว่า การจะคุยกับผู้อื่นที่มีความขัดแย้ง หรือความไม่เข้าใจ “เรา” ควรจะพยายามสื่อสาร เพื่อรับทราบปัญหาของอีกฝ่ายก่อน พร้อมคุยด้วยความจริงที่ปรากฎ เช่น รูปภาพ หลักฐาน หรือข้อมูลยืนยัน ทั้งควรนำเสนอทางเลือกที่ประนีประนอมทั้งสองฝ่าย ซึ่งหลักการนี้ คล้ายกับการทำไคเซ็นแบบญี่ปุ่น ที่พฤติกรรมจะถูกปรับเปลี่ยนอย่างช้า ๆ เพื่อพัฒนาประสิทธิภาพจากเดิม

Work from home is real or dream

นั่งทำงานอยู่ที่บ้าน หรือที่เรียกกันเก๋ ๆ ว่า Work from home กำลังได้รับความสนใจในยุคปัจจุบัน แต่สิ่งแรกที่เราต้องทำความเข้าใจให้ชัด คือ “Work from home not is not vacation” การนั่งทำงานอยู่ที่บ้าน ไม่ได้หมายความว่าบริษัทอนุญาตให้หยุด เพียงแค่ปรับเปลี่ยนพฤติกรรมการทำงานใหม่ โดยบทบาทหน้าที่ยังคงเดิมแต่ร่างกายอยู่บ้านเท่านั้น ซึ่งก็เป็นวิธีลดการใช้ทรัพยากรรูปแบบหนึ่ง เช่น ลดงบประมาณการเช่าสถานที่ของนายจ้าง ลดค่าเดินทางไปทำงานเช้าเย็นของพนักงาน ลดการใช้น้ำมัน ลดมลพิษทางสภาวะอากาศ เป็นต้น

แต่ใช่ว่าจะส่งผลดีอย่างเดียว หากมองอีกมุม “ทัศนคติบุคคล” ย่อมเป็นอุปสรรคสำคัญ มีคนจำนวนไม่น้อยที่พอได้ทดลองทำแล้วประสิทธิภาพงานกลับลดลงด้วยสิ่งยั่วยุ เช่น เน็ตฟลิกซ์ ยูทูป เฟสบุค เกม ดังนั้น ก่อนการทำ Work from home ผู้บริหารจำเป็นต้องทำความเข้าใจกับพนักงานของตน พร้อมสนับสนุนอุปกรณ์และวิธีใช้งาน รวมถึงกำหนดขอบเขตเวลาให้แน่ชัดว่าจะเริ่มประชุมออนไลน์กี่โมง บางบริษัทอาจจะอิงกับเวลาเข้า-เลิกงานตามปกติ 09.00-18.00 น. ไม่ว่าคุณจะตื่นกี่โมงแต่ทุกคนจะต้องพร้อมกันเวลา 09.00 น. เพื่อเช็คชื่อ อีกทั้ง ผมมองว่าหากต่อไปพฤติกรรมการทำงานเปลี่ยนเป็น Work from home 100 เปอร์เซ็นต์ ระบบ HR จะต้องมีความเข้มแข็งขึ้นกว่าเดิม เพราะจะต้องเป็นปราการด่านแรก ที่คอยคัดกรองบุคลากรที่มีทัศนคติมุ่งมั่น ขยัน และรักความท้าทายในสายงานอาชีพของตน

Share this Contents

Recommend

ติดต่อ Meeit.biz

หากท่านต้องการที่จะเข้าร่วมเป็นพาร์ทเนอร์ของ Meeit.bizหรือมีคำถามใด ๆ เกี่ยวกับ Meeit.biz

กรุณาติดต่อเราจากลิงค์ด้านล่าง

ติดตาม Meeit.biz

© Copyright 2019 Meeit.biz